Прочь от макулатуры! Как хранить документы на недвижимость "в цифре"
Хранить бумажное свидетельство (или его цифровой дубликат) необязательно. Для подтверждения права собственности гражданам выдаются выписки из единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН). Они содержат подробную информацию о квартире. Например, есть ли обременения или другие владельцы. Такую выписку можно запросить в МФЦ или напрямую в Росреестре, и получить её как в бумажном, так и в электронном виде.
Ранее полученные свидетельства остаются в силе. Однако, как и выписки из ЕГРН, они подтверждают право собственности только на дату выдачи, а не на текущий момент. Самые актуальные сведения отражены в выписке, сформированной "сегодня". Именно такой документ необходимо запросить, прежде чем пойти на сделку с недвижимостью.
Важно учитывать, что и свидетельство, и выписка из ЕГРН подтверждают факт государственной регистрации права собственности.
А вот правоустанавливающими документами являются: договор купли-продажи, долевого участия в строительстве, дарения, передачи квартиры в собственность (в случае приватизации), свидетельство о праве на наследство и другие. К хранению подобных документов в бумажном виде нужно подходить ответственно!
Для справки: до 1998 года отметки о праве собственности ставили на правоустанавливающих документах. С 31 января 1998 по 15 июля 2016 выдавали бумажные свидетельства. С 2016-го остался только один формат –выписки из единого государственного реестра недвижимости. Сам реестр ведется с 1998 года.
В нотариальной практике это значит перевести документ из бумажного в электронный формат, удостоверить их равнозначность, придав при этом "цифровому двойнику" юридическую силу. Официально такое нотариальное действие называется "Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе".
На деле выглядит так. Человек приходит в нотариальную контору с бумажным документом, который хочет оцифровать. Например, со свидетельством о браке, разрешением на выезд ребенка за границу, доверенностью или чем-то ещё. Нотариус сканирует документ, сохраняет его в pdf-формате и подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
После файл отправляется на электронную почту заявителя. Или на почту нотариуса из другого региона, который ждет этот документ для совершения того или иного нотариального действия. Например, чтобы вернуть цифровой документ в традиционную бумажную форму с сохранением юридической значимости. Таким образом можно "телепортировать" бумажный документ из одного города в другой. Быстро и без риска потерять его при пересылке почтой или курьером.
Есть две категории документов, которые не могут быть оцифрованы нотариусом, – договоры в простой письменной форме и документы, удостоверяющие личность.
Если этот цифровой документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) нотариуса, то да, имеют.
Если под "цифровым документом" подразумевается, например, фотография с телефона или скан, который человек сделал самостоятельно, он не приравнивается к оригиналу и не имеет юридической силы.
Отметим, что перед тем, как предоставить в какую-либо организацию цифровые документы, необходимо уточнить, каков там порядок приема документов и какие их форматы допустимы.
К примеру, Росреестр принимает электронные документы (например, согласие на сделку).
Да, если этот документ был оцифрован и удостоверен нотариусом либо выдан каким-либо ведомством. В последнем случае нотариус проверит электронную подпись лица, выдавшего документ, и, если она действительна, сделает равнозначный бумажный аналог представленного цифрового файла.
Перевести "цифру" обратно в "бумагу" можно в любой удобной нотариальной конторе. В этом случае нотариус опять же удостоверяет равнозначность бумажногодокумента его электронному аналогу.
Нельзя перевести "в цифру" договоры, заключенные в простой письменной форме. А вот выписки из ЕГРН в бумажном формате, а также другие документы, выданные Росреестром, можно оцифровать.
Оцифровывать можно любые документы. Неважно, на чье имя они выданы. Нельзя оцифровывать только документы, удостоверяющие личность, и сделки, совершенные в простой письменной форме.
Перевести документы в цифровой формат и удостоверить их может только нотариус. Тариф составляет 50 рублей за каждую страницу. Плюс услуги правового и технического характера, которые устанавливаются в каждом регионе отдельно. В Москве, например, 100 рублей за одну страницу, в Санкт-Петербурге — 90 рублей.
Этим летом Федеральная нотариальная палата запустила сервис для хранения цифровых файлов – любых важных документов, фотографий, аудио и видео, программных кодов и других форматов. Услуга доступна только онлайн. Воспользоваться ей можно через портал ФНП.
Нотариальный тариф на хранение 1 МБ составляет 5 рублей в год (но не менее 200 рублей). Также оплачиваются услуги правового и технического характера, которые отличаются в зависимости от региона (например, в Москве и Санкт-Петербурге — 115 рублей).
"Хранилище" организовано на базе Единой информационной системы (ЕИС) нотариата. Все файлы, которые передаются на хранение, проверяются на вирусы и шифруются системой, сертифицированной ФСБ. Никто, даже нотариус, совершающий данное нотариальное действие, не может ознакомиться с их содержанием. Срок их хранения в ЕИС устанавливает заявитель. Получить документы обратно можно удаленно, направив запрос через портал ФНП, а также в любой нотариальной конторе.
Кроме того, передача электронных документов нотариусу помогает в разных жизненных ситуациях. Например, это эффективный инструмент защиты авторских прав. Нотариус может удостоверить время предъявления файлов. Эти сведения позволят создателю защитить свои права, если позднее кто-то присвоит произведение себе. Также нотариус может оперативно передать документы в определенное ведомство, когда у человека нет возможности сделать это лично.
